Với máy đã qua sử dụng, chứng thư giám định không phải một tờ giấy ghi “đã kiểm tra và đạt”. Để dùng trong thủ tục nhập khẩu theo Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, chứng thư phải do tổ chức được chỉ định phù hợp cấp và thể hiện đủ những nội dung pháp luật yêu cầu. Sai một thông tin cơ bản như model hay năm sản xuất có thể làm phát sinh yêu cầu đối chiếu lại với bộ chứng từ.
Khi nào doanh nghiệp cần chứng thư?
Điều 9 Thông tư 56 cho phép một hướng sử dụng giấy xác nhận của nhà sản xuất với điều kiện riêng đối với máy sản xuất tại G7 hoặc Hàn Quốc. Với máy sản xuất ở quốc gia khác, hoặc máy G7/Hàn Quốc nhưng không có giấy xác nhận đủ điều kiện, thường phải nộp chứng thư giám định theo Điều 9. Không được lấy nước xuất hàng thay cho nước sản xuất khi xác định phương án hồ sơ.
Đối với dây chuyền công nghệ, Điều 7 có yêu cầu chứng thư theo Điều 11. Trường hợp đơn giản hóa thủ tục của Điều 8 chỉ dành cho đối tượng đáp ứng điều kiện và có quy trình giám định, hậu kiểm riêng.
Nội dung bắt buộc trên chứng thư theo Điều 11
Đối với máy móc, thiết bị, cần đọc ít nhất các phần sau:
- Nhận dạng máy: tên, năm sản xuất, nhãn hiệu, số hiệu, model, nước và tên nhà sản xuất.
- Hoạt động giám định: thời gian, địa điểm; máy đang hoạt động hay không tại thời điểm kiểm tra.
- Cách đánh giá: tên và số hiệu phương pháp/quy trình giám định; tên và số hiệu QCVN, TCVN hoặc tiêu chuẩn quốc gia G7/Hàn Quốc dùng để đối chiếu nếu có.
- Nhận xét và kết luận: đánh giá theo từng tiêu chí tại khoản 1, 2 Điều 6; kết luận rõ đáp ứng hay không đáp ứng.
Nếu không có tiêu chuẩn tương ứng theo yêu cầu tại điểm d khoản 1 Điều 11, chứng thư phải nêu rõ điều đó. Với máy quá tuổi theo Điều 10, điểm g khoản 1 Điều 11 còn yêu cầu mô tả thông số, tình trạng vận hành và bảo dưỡng, hiệu suất, tiêu hao, thời gian sử dụng còn lại và hình ảnh màu các bộ phận/nhãn máy.
Thời hạn chứng thư: không phải trường hợp nào cũng giống nhau
Điều 11 quy định, tính từ ngày cấp chứng thư tới ngày hàng đến cửa khẩu Việt Nam:
| Đối tượng | Mốc thời hạn theo Điều 11 |
|---|---|
| Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng | Không quá 6 tháng |
| Dây chuyền công nghệ theo trình tự thông thường | Không quá 18 tháng |
| Dây chuyền thuộc trường hợp Điều 8 | Không quá 3 tháng từ khi cấp chứng thư theo quy định riêng |
Vì thế nếu giám định quá sớm khi máy chưa sẵn sàng đóng hàng, doanh nghiệp có nguy cơ chứng thư không còn phù hợp về thời hạn khi lô hàng đến.
Có được giám định ở Việt Nam khi hàng đã về?
Điều 9 cho phép doanh nghiệp đưa máy về bảo quản khi chưa có giấy xác nhận nhà sản xuất và chưa xuất trình được chứng thư, sau khi nộp văn bản đăng ký dịch vụ giám định có xác nhận của tổ chức được chỉ định và đáp ứng quy định hải quan. Doanh nghiệp phải nộp chứng thư trong không quá 30 ngày tính từ ngày đưa hàng về bảo quản. Việc đưa về bảo quản không phải là giấy phép vận hành hay quyết định thông quan.
Với dây chuyền, nguyên tắc giám định thông thường theo Điều 11 là thực hiện tại nước xuất khẩu, trong trạng thái đang hoạt động. Trường hợp đơn giản hóa ở Điều 8 có thể giám định sau khi lắp đặt tại nơi sản xuất/dự án, theo điều kiện riêng.
Bảy lỗi nên phát hiện trước khi nộp tờ khai
- Serial trên chứng thư khác serial gắn ở thân máy.
- Model trên invoice ghi rút gọn, trong khi chứng thư thể hiện phiên bản khác.
- Chứng thư thiếu năm hoặc nước sản xuất.
- Không có kết luận đối với từng tiêu chí bắt buộc.
- Chứng thư do đơn vị chưa được chỉ định đúng phạm vi giám định.
- Ngày cấp chứng thư quá xa ngày dự kiến hàng về cửa khẩu.
- Máy đã tháo rời/đóng container, giám định viên không thể kiểm tra tình trạng vận hành cần thiết.
Tổ chức giám định nào phù hợp?
Điều 12 giao Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định và công bố danh sách tổ chức giám định. Khi liên hệ dịch vụ, nên yêu cầu thông tin quyết định chỉ định còn hiệu lực, phạm vi năng lực và phương án kiểm tra theo loại máy; không nên chỉ chọn theo báo giá thấp nhất.
Câu hỏi thường gặp
Có thể dùng giấy inspection của nhà bán không?
Giấy kiểm tra nội bộ của người bán có thể giúp tham khảo, nhưng không tự động thay chứng thư giám định theo Điều 9/11 do tổ chức được chỉ định cấp.
Giám định trước khi tháo dỡ có lợi gì?
Với máy phải thử vận hành hoặc dây chuyền cần kiểm tra trong trạng thái hoạt động, kiểm tra trước tháo dỡ thường giúp giảm rủi ro không thu đủ chứng cứ kỹ thuật. Việc chọn địa điểm cụ thể vẫn phải theo quy định áp dụng cho lô hàng.
Đọc tiếp và rà soát trước khi đặt hàng
Đọc thêm bộ hồ sơ nhập khẩu, giám định dây chuyền và máy quá 10 năm.
Bạn đang chuẩn bị nhập một lô máy cụ thể? Hãy tổng hợp tên máy, model, năm và nước sản xuất, công dụng, ảnh nhãn máy, chứng từ người bán và địa điểm sử dụng tại Việt Nam. Cường XNK có thể hỗ trợ rà soát sơ bộ các điểm rủi ro nghiệp vụ trước khi doanh nghiệp chốt lịch vận chuyển.
Thông tin được cập nhật theo văn bản tra cứu tại ngày 15/10/2026. Đây là nội dung hướng dẫn chung; việc áp dụng phụ thuộc HS, cấu hình, mục đích nhập và hồ sơ thực tế của từng lô.